Vi börjar med att definiera uppdragets gränser och vilka delmoment som ingår. Skriv ner vad som är ”måste” och vad som är ”valbart”, så att offerten kan jämföras rättvist. Lägg även in ansvarsfördelning mellan beställare och utförare, exempelvis åtkomst, nycklar och parkering.

Vi tar fram en standardiserad checklista för underlag som ska bifogas offerten. För hemförbättring kan det vara bilder, mått, ritningar och kända problem som fuktsymtom i källare. För vård- och resefrågor kan det vara resrutt, datum, planerade aktiviteter och eventuella försäkringsvillkor som påverkar behovet.

Vi använder en tydlig prissättningsmatris med rader per moment och kolumner för fast pris, timpris och material. För VVS-underhåll gör vi separata rader för servicebesök, jourvillkor om de erbjuds och reservdelar med uppskattade intervall. På så sätt blir det lätt att se vad som driver kostnad och vad som är ett tillval.

Vi formulerar en leveransplan som är möjlig att följa upp, med milstolpar och acceptanskriterier. För fuktsäkring av källare beskriver vi exempelvis förundersökning, åtgärdsförslag, genomförande och efterkontroll. Vi anger hur avvikelser hanteras om nya förutsättningar upptäcks under arbetets gång.

Vi tar med ett avsnitt om kvalitets- och säkerhetsrutiner utan att lova specifika resultat. För solceller anger vi hur montage, elanslutning och dokumentation kontrolleras, samt vilka handlingar kunden får vid avslut. För rengöring och skötsel beskriver vi rekommenderade intervall och vad som ingår i ett servicebesök.

Vi inkluderar en sektion för resehälsa som fungerar som mall och kan fyllas i tillsammans med kundens uppgifter. Där listar vi frågor om vaccinationsråd inför utlandsresa, planerade aktiviteter och eventuella riskmiljöer, samt hänvisar till att medicinska beslut tas med legitimerad vård. Vi lägger in en ruta för kontaktvägar vid frågor om hälsoförsäkring vid semester och vad kunden ska kontrollera i försäkringsbrevet.

Vi lägger till en del för juridiska tjänster där omfattning, begränsningar och tidsramar är extra tydliga. För familjerätt och vårdnadsfrågor anger vi vilken typ av handlingar som kan ingå, hur möten bokas och hur kommunikation sker. För hyresrätt och bostadstvister specificerar vi om uppdraget avser rådgivning, förhandling eller processförberedelse, samt vilka uppgifter klienten behöver lämna.

Vi tar fram avtalsbilagor som minskar missförstånd: sekretess, personuppgifter, underleverantörer och ändringsorder. För hemmakontor och ergonomi i samband med arbetsmiljöråd beskriver vi att rekommendationer är generella och att individuella behov kan kräva professionell bedömning. Vi anger också hur foton och mätdata får användas och lagras, om sådant ingår i underlaget.